Składanie sprawozdań finansowych do KRS za rok obrotowy 2018 – kilka spostrzeżeń

15 lipca 2019 upłynął ostateczny termin złożenia sprawozdań finansowych dla podmiotów wpisanych do Rejestru Przedsiębiorców KRS, których rok obrotowy kończył się 31 grudnia 2018 roku.

Tym samym dla większości firm minął drugi rok, w którym obowiązuje składanie sprawozdań finansowych wyłącznie w formie elektronicznej i za pomocą udostępnionego przez Ministerstwo Sprawiedliwości systemu bezpłatnego zgłaszania dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Mówi się, że pierwszy raz jest zawsze najtrudniejszy, lecz w tym wypadku drugi rok składania sprawozdań w formie elektronicznej przyniósł równie wiele pytań i zamieszania, jak rok wcześniej.

Teoria wygląda stosunkowo prosto. W przypadku podmiotu o okresie obrotowym trwającym od 1 stycznia do 31 grudnia 2018 roku sprawozdanie finansowe powinno mieć formę elektroniczną o strukturze określonej przez Ministerstwo Finansów tutaj: https://www.gov.pl/web/kas/struktury-e-sprawozdan. Sprawozdanie winno być sporządzone w tej formie do 31 marca 2019 roku.

Pierwsza znacząca różnica względem ubiegłego roku dotyczy właśnie pliku o określonej strukturze, tak zwanego pliku xml. W ubiegłym roku sprawozdania (a konkretniej dokumenty sporządzone do 30 września 2018 roku) mogły być wydrukowane i podpisane przez osobę je sporządzającą oraz kierownika jednostki (najczęściej zarząd lub wspólników uprawnionych do reprezentowania spółki) tradycyjnie, a następnie zeskanowane i w formie pliku pdf złożone do repozytorium wraz z uchwałami: zatwierdzającą sprawozdanie oraz o podziale zysku/pokryciu straty. Dodatkowo część podmiotów musiała złożyć sprawozdanie zarządu z działalności jednostki – również w formie pliku pdf.

Obecnie przygotowanie pliku sprawozdania finansowego w formacie xml wymaga posiadania odpowiedniego programu pozwalającego wygenerować sprawozdanie jako plik z rozszerzeniem xml. Już sama ta okoliczność powoduje, że spółki są zmuszone korzystać z pomocy profesjonalistów: biur rachunkowych lub księgowych dysponujących programami pozwalającymi na przygotowanie sprawozdań w wymaganej formie.

Kolejną nowością jest podpisanie sprawozdania finansowego. Ustawodawca wskazał, że sprawozdanie może być podpisane za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego (płatnego) lub bezpłatnego profilu zaufanego. Tyle teoria. W praktyce do początku marca bieżącego roku system służący do składania sprawozdań finansowych nie przyjmował plików sprawozdań podpisanych profilami zaufanymi. Na szczęście ministerstwo udostępniło tę funkcjonalność i obecnie można już dodawać do repozytorium KRS dokumenty podpisane również profilem zaufanym.

Należy pamiętać, iż od 1 października 2018 również sprawozdania zarządu z działalności jednostki muszą być podpisane w formie elektronicznej, jedynie uchwały zatwierdzające sprawozdanie oraz o podziale zysku/pokryciu straty mogą być składane w formie pliku pdf.

Jak co roku spora część firm zarejestrowanych w KRS z różnych względów organizuje zgromadzenia bądź zebrania wspólników w ostatnich dniach czerwca, narażając siebie (bądź swoich pełnomocników) na stres związany z przeciążeniem strony internetowej służącej do składania sprawozdań. Przez kilka pierwszych dni lipca przeprowadzenie w sumie nieskomplikowanego procesu dołączenia dokumentów w systemie KRS graniczyło z cudem w związku z przeciążeniem serwerów. Na porządku dziennym były błędy w momencie dołączania plików, mimo iż plik widniał jako dołączony, po przejściu do następnego kroku pojawiał się komunikat „Błąd! Wybrany plik nie został dołączony.”, a także błędy 404 lub Not Found, często skutkujące koniecznością powtórzenia całego procesu dodawania zgłoszenia do repozytorium.

Niemniej jednak w mojej ocenie system bezpłatnego składania dokumentów w obecnej formie znacząco odciążył sądy rejestrowe, które w poprzednich latach były zalewane wnioskami KRS-Z30 wraz z dziesiątkami stron dokumentów składających się na sprawozdania finansowe i załączniki, w związku z czym wszelkie inne zmiany zgłaszane do KRS rozpoznawane były zauważalnie dłużej.

Nie bez znaczenia dla przedsiębiorców jest również brak opłaty za składanie sprawozdania, przypomnę, że przy składaniu wspomnianego formularza KRS-Z30 czy to w formie papierowej, czy to przez system s24, należało uiścić opłatę sądową w wysokości 140 złotych.

System bezpłatnego składania sprawozdań finansowych generalnie zdał egzamin, mimo że z pewnością wielu jego użytkownikom przybyło trochę siwych włosów. Pozostaje mieć nadzieję, że ustawodawca nie dokona kolejnych radykalnych zmian dotyczących sprawozdań finansowych w przyszłym roku.